So klappt ein erfolgreiches Launch-Event für unter 1.000 Dollar

Ich hatte einmal eine Beauty-Unternehmerin als Kundin, die mir erzählte, dass ihre Marke ein Mittagessen für Medienvertreter im Wert von 20.000 Dollar in einem Hotel veranstaltete, weil ihr eine Marketing-Agentur zum Launch ihrer Brand genau dazu geraten hatte. Dieses Mittagessen brachte ihr letztendlich nur ein oder zwei Presseplatzierungen. Diese Investition hätte sie stattdessen besser in operative Kernaufgaben wie Produktentwicklung, Neuordnung von Beständen oder E-Mail-Marketing gesteckt, um nur einige zu nennen.

In Zeiten, in denen Redakteure namhafter Verlage noch Zeit für edlen Champagner und gutes Essen hatten, konnte man mit teuren und extravaganten Events die Medienvertreter um den Finger wickeln, damit sie ein Produkt vorstellten und so dafür gesorgt war, dass wichtige Nichtmedienvertreter diese Botschaft weiter verbreiteten. Heute jedoch gibt es Möglichkeiten, ein Event ohne riesigen finanziellen Aufwand auszurichten, der anderfalls eine Marke ernsthaft zurückwerfen könnte.

 

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch. Auch ich liebe spritzige Beauty-Partys, genauso wie alle anderen. Während meiner Zeit als Beautyassistentin bei Glamour wurde ich zu einem 12-Gänge-Menü-Spektakel ins Per Se in New York eingeladen. Ich konnte mir damals dieses Restaurant nicht wirklich leisten und hatte so die Möglichkeit, auf Kosten einer Marke in diesen Genuss zu kommen. Ich kann mich jedoch weder an die Marke noch an das Produkt erinnern, das sie beworben hatte.

Als ich mich entschied, eine Einführungsveranstaltung für meine Parfümmarke Nomaterra zu organisieren, stand Per Se definitiv nicht als Location zur Auswahl. Klar war, ich musste ein unvergessliches Event aus dem Hut zaubern, und das mit dem recht knapp bemessenen Budget eines Start-ups. Im Januar 2012 investierte ich weniger als 1.000 US-Dollar für den Launch von Nomaterra in New York City im Loftbereich von Inglot Cosmetics. Das sind nur knapp 5 % dessen, was meine Kundin, eine Beauty-Entrepreneurin, für das Hotelprogramm im Rahmen ihrer Markeneinführung berappen musste. Ich zählte bei meinem Event mehr als 300 Gäste, darunter fast 70 Pressevertreter aus den Bereichen Fernsehen, Print und Digital.

Sie müssen nicht Tausende Ihrer hart verdienten Dollar ausgeben, um eine erfolgreiche Launchparty zu organisieren. Nutzen Sie stattdessen Ihre Kontakte, Ihre Fähigkeiten und Angebote: Folgen Sie dabei einfach acht Schlüsselstrategien.

 

1. Seine Sie kreativ bei der Auswahl des Veranstaltungsortes

Als Nomaterra noch in den Kinderschuhen steckte, habe ich mich über einen Freund eines Freundes an den Marketingdirektor von Inglot Cosmetics gewandt. Inglot hatte kürzlich einen wunderschönen Loftbereich im dritten Stock auf dem Chelsea Market eröffnet, mit herrlichem Blick auf die Stadt, die perfekte Location für Firmentreffen und Schulungen für Visagisten. Im Gegensatz zu vielen anderen Mietobjekten war diese Location nicht ständig von Kunden ausgebucht, sodass ich meine Veranstaltung ohne Konkurrenzstress ausrichten konnte.

Da ich aus der Verlagsbranche komme, habe ich im Gegenzug für die Nutzung des Raumes Medienpräsenz angekündigt. Ich versprach, dass eine bestimmte Anzahl von Gästen vorbeikommen würde, und bot Inglot so die Gelegenheit, Produkte an sie zu verkaufen und Demos für sie vorzuführen. Der Vorschlag war eine echte Win-Win-Situation. Inglot profitierte von Medienaufmerksamkeit und Verkaufsmöglichkeiten, und ich sicherte mir im Gegenzug einen wunderschönen Platz für meine Launchparty bei unterhaltsamen Präsentationen für meine Gäste. Es war ein echtes Plus, den weltweit bekannten Namen von Inglot in diese Gesamtinszenierung integrieren zu können.

Maßnahme: Finden Sie heraus, auf welche Ressourcen Sie in Sachen Raum und Dienstleistungen zurückgreifen können. Das Wichtigste ist, dass man zunächst das kreativ nutzt, was man bereits hat. Ich glaube, dass genau das die Basis für das Wachstum einer Marke ist, die noch ganz am Anfang steht. Wenn Sie Grafikdesignerin sind, könnten Sie vielleicht kostenlose Marketingmaterialien gegen einen Raum zur Verfügung stellen. Wenn Sie Buchhalter sind, könnten Sie ein paar Monate die Erledigung der Buchhaltung oder eine Finanzberatung anbieten. Marken sind immer auf der Suche nach Fördermöglichkeiten.

2. Schließen Sie sich mit jungen und hungrigen, aufstrebenden Marken zusammen

Bei der Launchveranstaltung von Nomaterra übernahm mein Freund Justin Harter, Gründer von Citysticks, bei der Veranstaltung die Funktion des Sponsors, und er kreierte ganz individuelles Eis am Stiel mit Zutaten aus den Düften der Marke. Er brachte seinen hippen Eiswagen mit, und die Gäste waren hin und weg.

Maßnahme: Erstellen Sie eine Liste mit befreundeten UnternehmerInnen, mit Freundesfreunden, mit Verwandten und Freunden von Verwandten, die Produkte oder Dienstleistungen anbieten, die Ihre eigenen optimal ergänzen. Überzeugen Sie Ihre FreundInnen davon, einen Tisch aufzustellen, ihr Produkt vorzuführen, Muster zu verteilen oder tolle Leckereien für Ihr Launch-Event herzustellen. Sie erhalten so Zugang zu Ihrem Publikum, und Sie profitieren von Leckerbissen oder Aktivitäten, die Sie gemeinsam mit Ihren Gästen genießen können. Achten Sie darauf, dass Sie auf Ihrer Einladung und bei der Veranstaltung auch für Ihren Sponsor werben.

 

Nomaterras Launch-Event fand in New York City im Loftbereich von Inglot Cosmetics im Chelsea Market statt. Inglot bot die Fläche gegen Medienpräsenz und Produktverkauf an. courtesy of Nomaterra

 

3. Laden Sie Familie und Freunde zur Unterstützung ein

Fragen Sie Ihre Freunde und Familie, ob sie bereit sind, Ihnen bei Ihrer Veranstaltung tatkräftig mitzuhelfen. Ihr Support-Netzwerk ist wahrscheinlich größer und stärker, als Sie denken. Scheuen Sie sich nicht, herumzufragen. Bei unserer Veranstaltung nahm mein Cousin den Gästen die Jacken ab und verteilte das Eis am Stiel. Sie haben Praktikanten? Setzen Sie diese ein, um die Gäste mit Ihrem Produkt vertraut zu machen, sie zu begrüßen, Getränke zu servieren und die Veranstaltung vorzubereiten und anschließend aufzuräumen.

Maßnahme: Suchen Sie sich Helfer und Helferinnen, die Spaß an Ihrem Event oder Ihren Produkte haben. Sagen Sie ehrlich, was die Arbeit mit sich bringt und wie lange sie bleiben sollen. Zeigen Sie den Menschen, die Ihnen zur Seite stehen, wie sehr Sie ihre Bemühungen schätzen. Sie wollen schließlich nicht, dass sich jemand ausgenutzt fühlt, sondern dass sie bei Ihrer Veranstaltung mit Spaß dabei sind und keinen Stress verbreiten.

 

4. Spielen Sie ansprechende und markengerechte Musik

Bringen Sie die Stimmung in Schwung, indem Sie eine tolle Playlist zusammenstellen oder einen Live-DJ oder eine Band engagieren. Wenn Sie Ihre Kontakte spielen lassen, können Sie unter Umständen an einen DJ oder eine Band kommen, die Sie nicht mal einen halben Cent kosten. Haben Sie Musiker unter Ihren Freunden, die sich da draußen einen Namen machen wollen? Wir kannten vor der Launchparty von Nomaterra keine DJs oder Musiker, also engagierte ich über Craigslist einen DJ für 300 US-Dollar. Er war einfach fantastisch, und ich bleibe mit ihm für mögliche zukünftige Auftritte in Verbindung.

Maßnahme: Schuldet Ihnen Ihre Cousine einen Gefallen? Dann kann sie sich jetzt vielleicht als DJ nützlich machen. Nicht ihr Ding? Dann suchen Sie in Ihren Kontakten nach einem DJ oder einer Band. Wägen Sie ab, ob er oder sie in den Rahmen Ihrer Veranstaltung passt. Wenn Sie keinen geeigneten DJ finden, erstellen Sie eine Playlist, die Ihre Marke am besten abbildet. Achten Sie darauf, dass die Playlist Leitbild, Stimme und Identität Ihrer Brand untermauert und dem Profil der Zielkunden entspricht – und nicht Ihren persönlichen Präferenzen.

5. Bieten Sie unterhaltsame Aktivitäten, und verwandeln Sie so Ihre TeilnehmerInnen in Kundschaft

Bei der Launchparty von Nomaterra bot Inglot Make-up-Tutorials an und sorgte für eine tolle Atmosphäre, die zum Entdecken und Erkunden einlud. Überlegen Sie sich preiswerte DIY-Aktivitäten, die für Ihre Marke geeignet sind. Bei einem Mode- und Beauty-Popup namens Nude House, das ich vor ein paar Jahren in SoHo betrieben habe, hatten wir Haarextension-Angebote von RPZL und Kristallschmuck von Kalaki Riot vor Ort. Diese Angebote waren die perfekte Überraschung für die Gäste.

Maßnahme: Die Partnerschaft mit anderen, nicht konkurrierenden Marken verleiht einer Veranstaltung das gewisse Extra. Für den Launch von Nomaterra in Washington D.C., zum Beispiel, haben die Modemarken Kim Schalk und Pico Vela ihre Produkte präsentiert. Wir drei Marken teilten uns die Kosten für den Veranstaltungsort und mieteten ihn für das ganze Wochenende: Am Freitagabend startete das Launch-Event, und der Samstag und Sonntag waren dem  Popup-Shop gewidmet. Dieses Konzept senkte für meine Marke die Kosten für das Launch-Event und sorgte dafür, dass ich die Fläche für den Verkauf nutzen konnte.

 

Visagistin schminkt Frau bei einer Launch Party
Bei der Launchparty von Nomaterra bot Inglot Cosmetics Make-up-Tutorials an und sorgte für eine tolle Atmosphäre, die zum Entdecken und Erkunden einlud. courtesy of Nomaterra

 

6. Getränke nicht vergessen

Getränkemarken gehören zu den Sponsoren, die am leichtesten zu gewinnen sind. Es gibt unzählige neue Spirituosen- und Weinmarken, und viele sind gerne bereit, eine Veranstaltung zu sponsern und verteilen Gratis-Produkte an potenzielle Kunden. Im Rahmen des Nude House Pop-up waren Montauk Brewing Co. und Cordiale Weinclub unsere Sponsoren. Abhängig von Ihrer Zielgruppe sollten Sie auch Alternativen zu Alkohol prüfen. Im Zeitalter von Wellness- und Saftbars werden Mocktails immer beliebter. Für das Pop-up Event hatten wir Wtrmln Wtr als Sponsor für alkoholfreie Getränke als Alternative gewonnen.

Maßnahme: Wenden Sie sich an neue Spirituosen- oder Getränkemarken, die gut zu Ihrer Marke und Ihrem Event passen, und laden Sie diese als Sponsoren ein. Weisen Sie immer besonders auf die Teilnehmer, die bestehenden Sponsoren und die Location hin. Oft sind das effektive Verkaufsargumente, mit den Sie die Marken überzeugen können, Ihre Sponsoren zu werden. Sie können sich auch an lokale Weinhandlungen wenden oder direkt mit den Winzern in Kontakt treten, um zu sehen, ob sie möglicherweise Interesse an einer Verkostung haben.

 

7. Bleiben Sie bei Häppchen

Überfordern Sie Ihre Gäste nicht mit vollständigen Mahlzeiten. Andernfalls kaufen Sie nicht mehr ein. Ich habe diese Lektion auf die harte Tour gelernt. Alkohol macht locker und kauffreudig. Übermäßiges Essen macht lustlos und lethargisch. Für das D.C. Event zauberte ein Cupcake-Bäckerin individuelle Cupcakes mit Zutaten, die auch in den Düften enthalten sind. Sie waren der absolute Renner, und sie machte auf diese Weise das Publikum auf ihr Catering-Geschäft aufmerksam. Für das New Yorker Event ist der Deal mit einem Caterer über Craisglist in letzter Minute geplatzt, sodass wir letztendlich jede Menge Sushi und Appetithäppchen bestellten. Das war eine großartige Idee, so großartig, dass viele Leute für meinen Geschmack ein wenig zu lange am Esstisch verweilten.

Maßnahme: Wählen Sie Häppchen, die zu Ihrem Konzept passen und für Gäste, die herumlaufen, nicht umständlich zu essen sind. Restaurants oder Cateringdienste in Veranstaltungsnähe sind oftmals offen für die Lieferung von Speisen zu einem bestimmten Preis. Denn sie wissen auch, dass die TeilnehmerInnen Ihrer Party ihre Kunden werden könnten.

 

8. Denken Sie über einen geeigneten Gastgeber nach

Ein Event-Gastgeber ist kein Muss, aber es ist schön, eine Person an der Seite zu haben, die Ihnen dabei hilft, Ihre Markengeschichte zu erzählen und das Interesse der Gäste zu gewinnen. Influencer sind heutzutage typische Partygastgeber. Begrüßen Sie es, wenn der Gastgeber oder die Gastgeberin Personen zu Ihrer Veranstaltung mitbringt, die er oder sie kennt, und nutzen Sie den Gastgeber oder die Gastgeberin als Verbindungsperson zu Kunden und Medien. Das Resultat war sowohl bei unserer New Yorker Veranstaltung als auch bei unserem D.C. Launch hervorragend. Bei der ersten Veranstaltung hatten wir keinen Gastgeber. Für das D.C. Event allerdings hatten wir eine lokale Beauty-Influencerin für 300 US-Dollar engagiert. Sie legte sich richtig ins Zeug, organisierte einen Raum, brachte einen Haufen Leute aus der Umgebung mit und kümmerte sich um die ganze Menschenmenge. Sie wurde unsere erste offizielle Markenbotschafterin, noch bevor das überhaupt zur Debatte stand.

Maßnahme: Wenn Ihre Marke in der Influencer-Szene bereits über Fans verfügt, können Sie anfragen, ob eine/r von ihnen die Funktion als Gastgeber bzw. Gastgeberin übernehmen möchte. Wichtig ist, dass Ihre Gastgeberin zuverlässig und mit Begeisterung dabei ist, und dass Ihre Zielkonsumenten nicht über die Zugehörigkeit zu Ihrer Marke verblüfft sind.

 

Buffettisch mit Häppchen
Bieten Sie bei einer Launchparty keine vollständigen Mahlzeit an. Bleiben Sie bei Häppchen, die appetitlich aussehen und sich leicht verspeisen lassen. couertesy of Normaterra

 

Launchparty New York Start – Kostenaufstellung

DJ: 300 US-Dollar

Backdrop-Aufsteller: 150 US-Dollar

Verkostung: 400 US-Dollar

Sonstiges: 100 US-Dollar

Die D.C. Veranstaltung war etwas teurer. Meine Marke hat die Mehrkosten jedoch durch den Verkauf von Produkten während des Pop-ups am Wochenende wieder reingeholt.

 

Weitere Tipps für ein unvergessliches Launch-Event

    • Stellen Sie sicher, dass alle an Ihrer Veranstaltung Beteiligten – die den Raum mieten, Vertriebspartner, Sponsoren, der DJ und mehr – die Möglichkeit haben, ihre Medieninhalte in ihren sozialen Netzwerken zu teilen. Vermeiden Sie alle Umstände, die es ihnen erschwert, Inhalte mit ihren FollowerInnen zu teilen. Die Inhalte sollten im Voraus ausgearbeitet werden, damit sie möglichst rasch in den sozialen Medien vor Beginn der Veranstaltung verbreitet werden können.
    • Informieren Sie Ihre aktuellen Sponsoren über neue Erfolge und Gewinne, und alle anderen Sponsoren, die Sie zwar angeworben, aber noch nicht an Land gezogen haben. Vielleicht haben Sie einen ziemlich bekannten DJ oder eine prominente Influencerin ausgemacht und um RSVP gebeten. Machen Sie was draus! Schinden Sie Eindruck, legen Sie sich richtig ins Zeug dafür. Informieren Sie Ihre Besucher und Besucherinnen über die geplanten und erwarteten Gäste. Wenn Sie Ihre Einladung an die Medien senden und eine Vielleicht-Zusage von einer lokalen Zeitung oder einem lokalen Fernsehsender erhalten, machen Sie das publik.
    • Wenn das Event vor der Tür steht, erinnern Sie nochmals alle, die Sie um Antwort gebeten haben und jene, die noch keine Zeitangaben und sonstigen Infos zu dem Event erhalten haben. Verleihen Sie der Veranstaltung ein gewisses Maß an Dringlichkeit und Exklusivität. Wenn Ihre Kapazitätsgrenze fast erreicht ist, versenden Sie eine E-Mail, in der Sie die Leute bitten, schnell zu antworten, damit sie es noch auf die Gästeliste schaffen.
    • Überlegen Sie, ob Sie eine Expertenrunde bilden, in der das Thema der Veranstaltung mit Fachleuten diskutiert wird. Wenn Sie beispielsweise ein Wellnessprodukt auf den Markt bringen, können Sie eine Expertenrunde aus Medizinern, Psychologinnen, Ernährungsberaterinnen oder Yogalehrern einladen. Eine Expertenrunde ist eine effiziente Taktik, um den Besucherkreis der Veranstaltung zu erweitern.
    • Live-Empfehlungen können effektiv sein und Menschen veranlassen, Neuigkeiten über Ihre Veranstaltung zu teilen. Vielleicht kann jeder Gast, der einen Freund oder eine Freundin mitbringt, beispielsweise noch ein weiteres Mal an der Verlosung einer Beauty Goodie Bag teilnehmen.
    • Das Erfassen von E-Mail-Adressen ist von entscheidender Bedeutung. E-Mail-Adressen sammeln Sie ganz einfach beim Check-in, das heißt, bei der Anmeldung der Gäste über ein Tablet oder einen Anmeldebogen. Schon ein kleiner Bonus kann Menschen dazu bringen, ihre E-Mail-Adresse preiszugeben. Beispielsweise könnte Sie die TeilnehmerInnen für die Bereitstellung ihrer E-Mail-Adressen mit einem Werbegeschenk vor Ort belohnen.
    • Überreichen Sie Ihren Gästen, ob Medienvertreter oder potenzielle Kundin, kleine Geschenke und Proben, einschließlich Postkarten, auf denen die Sponsoringmarken erwähnt werden. Durch Give-aways und Muster gelangen Ihre Produkte in neue Hände. Verlassen Sie sich auf die Produkte und Dienstleistungen Ihrer Partner, die Ihnen helfen, tolle Goodie Bags zu bestücken, die sich als Ausdruck eines großartigen Events verstehen, bei dem sich Ihre Gäste rundum wohlfühlen.

 

 

Aggie Burnett ist PR- und Markenstrategin für Beauty- und Wellnessunternehmen und hat sich zur Aufgabe gemacht, diese auf ihrem Weg von einem konventionellen Unternehmen zu einem mit Kultstatus zu begleiten. Sie ist auch Mitbegründerin von Nomaterra Fragrances. Sie wurde in Publikationen wie Beauty Independent, Entrepreneur, Glamour und BossBabe vorgestellt und sprach auf Konferenzen, darunter Six Degrees Society, Ladies in the Industry: Music and Media, and Flourish and Thrive.

 

Hero Pic by Nomaterra